Privacybeleid PlanQio

1. Over PlanQio

PlanQio is een product van Qompanio B.V.

Qompanio B.V. Entrada 500 1114 AA Amsterdam-Duivendrecht Nederland

E-mail voor privacyvragen: support@qompanio.com

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je PlanQio gebruikt, waarom wij dat doen, hoe wij met deze gegevens omgaan en welke rechten je hebt.

2. Voor wie geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor bezoekers en gebruikers van PlanQio. Dit zijn bijvoorbeeld mensen die onze website bezoeken, een account aanmaken, vragen beantwoorden, een ondernemingsplan opstellen, een plan laten genereren, een Word- of PDF-bestand downloaden, een PlanQio-product kopen of contact opnemen via onze supportpagina.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop je PlanQio gebruikt.

Wij kunnen account- en contactgegevens verwerken, zoals je naam, e-mailadres, accountidentificatie, gegevens die nodig zijn voor authenticatie en accountbeveiliging, registratiedatum en relevante accountactiviteit. Wachtwoorden worden niet in leesbare vorm opgeslagen.

Wij verwerken bedrijfsgegevens die je zelf invoert om een ondernemingsplan te kunnen opstellen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om je bedrijfsnaam, rechtsvorm, sector, bedrijfsactiviteit, locatie, producten of diensten, doelgroep, markt, concurrentie, marketing, organisatie, ervaring, bedrijfsdoelstellingen, risico's en planning.

Afhankelijk van het gekozen product kun je financiële bedrijfsgegevens invoeren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om investeringen, financiering, eigen inbreng, leningen, omzetverwachtingen, kosten, liquiditeit, afschrijving, rente, aflossing en andere gegevens die nodig zijn voor het financiële gedeelte van je ondernemingsplan.

Wij verwerken de antwoorden die je geeft op vragen en modules binnen PlanQio. Ook kunnen wij gegevens verwerken over je voortgang, ingevulde modules, opgeslagen concepten, wijzigingen in antwoorden en instellingen van het plan.

Wanneer je een ondernemingsplan genereert, kunnen wij gegenereerde tekst, financiële tabellen, managementsamenvattingen, opgeslagen planversies, Word- en PDF-bestanden, taalversies en technische generatiegegevens verwerken of bewaren.

Wanneer je een PlanQio-product koopt, kunnen wij gegevens verwerken over het gekozen product, het bedrag, de betaalstatus, de bestelling of transactiereferentie en het tijdstip van aankoop. Volledige betaalkaart- of bankgegevens worden waar mogelijk rechtstreeks door de betalingsdienstverlener verwerkt.

Voor de technische werking en beveiliging van PlanQio kunnen wij gegevens verwerken zoals je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, gebruiksmomenten, technische logs, foutmeldingen en beveiligingsgebeurtenissen.

Wanneer je het supportformulier gebruikt, verwerken wij je naam, e-mailadres en bericht. Daarnaast kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om het formulier veilig te laten werken en misbruik te voorkomen.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om PlanQio te kunnen leveren. Dit omvat onder meer het beschikbaar stellen van je account, het bewaren van antwoorden en voortgang, het genereren en bewaren van ondernemingsplannen en het beschikbaar stellen van Word- en PDF-bestanden. De belangrijkste grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst met jou.

Wij verwerken noodzakelijke aankoop- en betaalgegevens om betalingen te verwerken, betaalstatus vast te stellen, de juiste functionaliteit beschikbaar te stellen en onze financiële administratie te voeren. Dit gebeurt voor de uitvoering van de overeenkomst en waar nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om accounts en systemen te beveiligen, fraude en misbruik te voorkomen, technische problemen te onderzoeken en onze dienstverlening te beschermen. Hiervoor kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben bij een veilige en betrouwbare werking van PlanQio.

Gegevens die je via het supportformulier verstrekt gebruiken wij om je vraag te behandelen, contact met je op te nemen en waar nodig een technisch probleem te onderzoeken.

Sommige gegevens verwerken of bewaren wij omdat de wet dit van ons verlangt, bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie.

5. Geautomatiseerde verwerking en kunstmatige intelligentie

PlanQio is een digitale tool waarmee de door jou verstrekte informatie geautomatiseerd kan worden verwerkt tot een ondernemingsplan.

Daarbij kunnen geautomatiseerde systemen en AI-modellen worden gebruikt voor bijvoorbeeld het structureren van informatie, het formuleren van teksten, het maken van samenvattingen en het afstemmen van tekst op de informatie die je hebt ingevoerd.

De kwaliteit van het uiteindelijke plan is mede afhankelijk van de juistheid en volledigheid van je eigen invoer.

PlanQio neemt geen beslissing over financiering, kredietverlening, vergunningverlening, investeringen, acceptatie van een ondernemingsplan of andere rechten van jou. Dergelijke beslissingen worden door jouzelf of door een derde genomen.

6. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Veel verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou. Dit geldt bijvoorbeeld voor accountbeheer, het bewaren van je antwoorden, het genereren van je plan en het beschikbaar stellen van documenten.

Voor bepaalde verwerkingen kunnen wij een wettelijke verplichting hebben, bijvoorbeeld voor onze administratie.

Voor beveiliging, fraudepreventie, technisch beheer en bescherming van PlanQio kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang wanneer dat volgens de wet is toegestaan.

Wanneer voor een verwerking toestemming nodig is, vragen wij die toestemming voordat de verwerking plaatsvindt.

7. Dienstverleners

Voor het aanbieden van PlanQio gebruiken wij gespecialiseerde technische dienstverleners. Op dit moment zijn dat in ieder geval:

- Lovable (hosting van de website en applicatie, database, authenticatie, opslag, serverfuncties, AI-verwerking via de Lovable AI-gateway, verzending van servicemails en platformstatistieken over websitebezoek); - Stripe (verwerking van betalingen); - Google Workspace (onze zakelijke mailbox voor support); - de door ons gebruikte hostingdienst voor documentconversie naar Word en PDF; - Google reCAPTCHA voor het supportformulier, zodra deze beveiliging is geactiveerd; - Google (Google Analytics en Google Ads-conversiemeting), alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Deze partijen ontvangen of verwerken alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de betreffende dienstverlening.

Waar een dienstverlener persoonsgegevens namens Qompanio B.V. verwerkt, maken wij de vereiste afspraken over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Voor zover die afspraken nog niet voor iedere dienstverlener volledig zijn vastgesteld, ronden wij dat af en vermelden wij hier geen verwerkingslocaties of voorwaarden die wij niet hebben kunnen vaststellen.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer daarvoor volgens de AVG aanvullende waarborgen nodig zijn, zorgen wij voor een wettelijk toegestane grondslag voor die doorgifte. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Wij hanteren de volgende termijnen:

- Account, antwoorden, plannen en planversies: zolang je toegang tot je account behoudt. Wij verwijderen niet stilzwijgend wegens inactiviteit. Na een geverifieerd verzoek tot sluiting of verwijdering ronden wij de verwijdering binnen 30 dagen af, na beoordeling van noodzakelijke uitzonderingen. - Bewijsbestanden van de geleverde opdracht (de Word- en PDF-bestanden die als leveringsbewijs worden bewaard): 180 dagen na voltooiing van de opdracht. - Minimale gegevens over toestemming en levering (zonder het volledige rapport): 5 jaar na voltooiing van de opdracht. Wij beoordelen jaarlijks of bewaren nog nodig is en verwijderen eerder wanneer er geen geldig doel meer is. - Fiscale gegevens over facturen en betalingen: 7 jaar, gerekend volgens de toepasselijke fiscale regels en uitzonderingen. - Supportberichten en kopieën daarvan in onze mailbox: 12 maanden na afsluiting van het supportverzoek. - Gedetailleerde navigatiegebeurtenissen voor bezoekstatistieken: 30 dagen na registratie. Na deze termijn zijn zij niet meer beschikbaar in de analyse en worden zij automatisch opgeschoond. - Gewone technische logs: 30 dagen. Beveiligingslogs: 90 dagen. - Tijdelijke bestanden bij het maken van documenten: verwijderd aan het einde van de verwerking; achtergebleven bestanden na een storing binnen 24 uur. - Back-ups: ons streven is 30 dagen. De werkelijke bewaartermijn van back-ups bij onze dienstverleners hebben wij nog niet kunnen vaststellen.

Wanneer een specifieke wettelijke verplichting of een lopend geschil langer bewaren noodzakelijk maakt, leggen wij dat per geval vast met een reden en een datum waarop wij opnieuw beoordelen.

Wanneer de noodzaak tot bewaren vervalt, verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.

Afhankelijk van het onderdeel van PlanQio kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit toegangsbeveiliging, authenticatie, versleutelde verbindingen, beperking van toegangsrechten, logging, beveiligingscontroles, rate limiting en bescherming tegen geautomatiseerd misbruik.

Geen enkele digitale dienst kan volledige absolute beveiliging garanderen.

11. reCAPTCHA en beveiliging van het supportformulier

Voor het supportformulier kan PlanQio reCAPTCHA gebruiken om geautomatiseerde spam en ander misbruik tegen te gaan.

Bij het gebruik van reCAPTCHA kunnen technische gegevens door de betreffende beveiligingsprovider worden verwerkt. Wij gebruiken deze functionaliteit voor zover mogelijk alleen op pagina's waar deze bescherming nodig is.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

PlanQio gebruikt cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn voor authenticatie, beveiliging, sessiebeheer en de technische werking van de dienst.

Onze hostingprovider Lovable verzamelt via een script op de website statistieken over websitebezoek.

Alleen met jouw toestemming voor statistieken meten wij hoe je door PlanQio navigeert. We bewaren vaste paginacategorieën, vooraf bepaalde knopnamen, de volgorde van pagina's, het scrollbereik in vaste stappen en de actieve tijd op een zichtbare pagina. Een tijdelijk willekeurig sessienummer maakt het mogelijk deze gebeurtenissen binnen een korte sessie samen te bekijken. We koppelen dit nummer niet aan je account, bestelling of ondernemingsplan. De navigatiegegevens worden binnen de PlanQio-infrastructuur verwerkt; onze technische hostingdienstverlener verwerkt ze voor de werking van deze dienst. Deze navigatiegegevens worden niet naar Google gestuurd; eventuele Google Analytics-meting is een afzonderlijke dienst zoals hieronder beschreven.

We bewaren geen schermopnamen, muisbewegingen, toetsaanslagen, ingevulde antwoorden, vrije tekst, financiële invoer of IP-adressen in deze navigatiegegevens. Routes worden beperkt tot vaste categorieën; persoonlijke URL-onderdelen, zoekparameters en fragmenten worden niet opgenomen. Het tijdelijke sessienummer maakt de meting niet volledig anoniem. Technische netwerk- en beveiligingslogs van de infrastructuur vallen onder de afzonderlijke bepalingen over technische gegevens en bewaartermijnen.

Je kunt statistiekmeting altijd intrekken via de cookie-instellingen. Daarna stopt deze navigatiemeting en verwijderen we het tijdelijke sessienummer uit je browser. Als je later opnieuw toestemming geeft, begint een nieuwe sessie.

Alleen als je daarvoor via de cookiemelding toestemming geeft, gebruiken wij Google Analytics (bezoekstatistieken) en Google Ads-conversiemeting (meten welke advertentie of zoekopdracht tot een aankoop leidde). Ontvanger is Google. Toestemming geef je per doel; zonder toestemming worden deze diensten niet geladen en wordt er niets naar Google gestuurd. Met toestemming voor advertentiemeting bewaren wij de herkomst van je bezoek (advertentiekenmerk en campagnegegevens) maximaal 90 dagen op je apparaat en koppelen wij die bij een aankoop aan je bestelling. Wij sturen daarbij nooit de inhoud van je ondernemingsplan, je antwoorden, financiële gegevens of je e-mailadres naar Google. Wij gebruiken geen remarketing of gepersonaliseerde advertenties en geen Meta-pixel.

Je kunt je toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen. Daarna stopt de meting direct en verwijderen wij de opgeslagen herkomstgegevens en de Google-cookies van dat doel op je apparaat. Je toestemming vervalt na 12 maanden; daarna vragen wij die opnieuw.

Meer informatie hierover staat in het Cookiebeleid van PlanQio.

13. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de levering van PlanQio, een door jou gevraagde betaling of dienst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, wanneer dit redelijkerwijs nodig is om rechten of veiligheid te beschermen of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer jij zelf een ondernemingsplan downloadt en vervolgens aan een derde verstrekt, bepaal jij zelf aan wie je die informatie deelt.

14. Jouw privacyrechten

Als de AVG op jouw situatie van toepassing is, kun je afhankelijk van de omstandigheden recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van persoonsgegevens, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je kunt een privacyverzoek sturen naar:

support@qompanio.com

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit vast te stellen.

15. Verwijdering van account en gegevens

Een verzoek tot verwijdering betekent niet altijd dat alle informatie onmiddellijk kan worden verwijderd.

Bepaalde gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, financiële administratie, beveiliging, fraudepreventie of een juridisch geschil.

Gegevens waarvoor geen geldige reden meer bestaat om ze te bewaren worden verwijderd of geanonimiseerd.

16. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan, kun je eerst contact met ons opnemen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

PlanQio, onze technische dienstverlening en toepasselijke wetgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen wij dit privacybeleid aanpassen.

De actuele versie wordt via PlanQio beschikbaar gesteld.

Wanneer een wijziging materiële gevolgen heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, informeren wij gebruikers wanneer dat wettelijk vereist is.

18. Contact

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

Qompanio B.V. PlanQio Entrada 500 1114 AA Amsterdam-Duivendrecht Nederland

support@qompanio.com